Zes tips om al je werk in 40 uur per week af te krijgen

‘Working 9 to 5, what a way to make a living’. Dolly Parton bezong de 40-urige werkweek al in de jaren ’80, maar dit is voor veel mensen een utopie. Ik hoor vaak mensen zeggen dat 40 uur per week niet genoeg is om hun werk af te krijgen en ze daarom vaak overuren doen. Maar het zijn vaak wij zelf die ons die hoge verwachtingen opleggen, terwijl onze baas dat niet per se van ons verwacht, vertelt productiviteitsexpert Maura Thomas aan Fast Company.

Tracy Gritz, productiviteitsexpert en eigenaar van The Efficient Office zegt dat je niet meer hoeft te werken dan 40 uur per week. Enkel wanneer je voorbereiding maakt om op vakantie te vertrekken, of een project aan het afronden bent, is meer dan 40 uur werken verantwoord. Anders kunnen deze zes tips je helpen om minder over te werken.

1. Verzamel al je taken op één plek

Heb jij soms ook het gevoel dat je door de bomen het bos niet meer kunt zien? Je hebt zoveel verschillende taken, opdrachten en deadlines die je overal wel ergens hebt genoteerd. Het probleem is echter dat je zo geen orde kunt hebben in je hoofd.

Volgens Maura Thomas is deze manier van werken hetzelfde als een puzzel proberen oplossen met alle puzzelstukken in een andere kamer. Zij raadt aan om 30 minuten tot een uur te spenderen aan al jouw taken te ordenen in één lijst. Dit kan in een schriftje dat je bijhoudt, of in apps zoals Todoist of Wunderlist.

2. Stel doelen en prioriteiten

Wanneer je een lijst met taken hebt gemaakt, is het belangrijk om deze om te zetten naar specifieke doelen. Maak dus niet een saaie to-do-list, maar eerder een to-doel-list. Martin van Limbeek, trainer in time management en oprichter van Het Effectieve Werken vergelijkt het met vermageren. “Zeg niet tegen jezelf dat je X kilo kwijt wil, maar zeg dat je bijvoorbeeld een marathon wilt lopen, of de Mont Ventoux wilt kunnen opfietsen.” Zo kun je naar iets specifiek toewerken en zal je langer gemotiveerd blijven.

3. Zeg vaker nee, ook tegen je baas

Martin van Limbeek vertelt dat hij zijn leven drastisch heeft veranderd toen hij enkel nog taken aanvaardde die hij graag doet. “Doe iets waarvan je op het einde van de dag trots op kan zijn. Komt een collega jou hulp vragen bij een vervelende taak, of vraagt jouw baas om nog iets op jou te nemen, leer dan nee zeggen.”

Jouw collega kun je vriendelijk bedanken om aan jou te denken, maar uitleggen dat momenteel andere zaken prioriteit hebben. Een baas afwijzen kan door te vragen welke van je eerder geplande taken dan volgens hem of haar kunnen verschuiven worden.

4. Start je dag met een creatieve taak

Volgens van Limbeek en Gritz is je dag starten met het checken van je mails het slechtste wat je kunt doen. Je begint best met één tot drie doelen die je tegen het einde van de dag wilt behalen. Soms is het onmogelijk om meer dan één doel te bereiken en dat is ook niet erg. Door eerst je mails te checken, zul je meteen bewust of onbewust met andere taken bezig zijn, waardoor jouw vooropgestelde doelen op zich laten wachten.

5. Zet notificaties uit

De eenvoudigste manier om veel werk gedaan te krijgen is door desktopmeldingen van je mails, of smartphone notificaties uit te zetten. Volgens Martin van Limbeek verlies je elke keer maar liefst 20 minuten als je toegeeft aan de drang om de melding te bekijken. Je hoeft zelf niet te reageren op een bericht om hier inefficiënter door te zijn. Enkel een mail lezen, die niets met jouw taak te maken heeft bezorgt je al onbewust erg veel tijdverlies.

6. Vertrek op tijd naar huis!

Het lijkt makkelijker gezegd dan gedaan, maar zo moeilijk is het ook helemaal niet. Zet gewoon dertig minuten voor je naar huis wil een alarm in je digitale agenda. Zo verplicht je jezelf om die laatste tijd te benutten om iets af te werken, of om te reflecteren over jouw dag. Gebruik dit moment best om te beslissen wat je morgen als eerste gedaan wil hebben. Zo ben je telkens één stap voor op de chaos in je hoofd.