Direct reageren of juist niet? En moet de toon van een e-mail net zo informeel zijn als de start-up stijl van Slack-berichten of bevat het nog steeds een traditionele aanhef zoals brieven uit het pre-internet tijdperk dat blieven?
Much ado about nothing, als je het volgende lijstje erbij pakt. Het bevat tips voor professioneel e-mailgebruik zoals een heldere schrijfstijl en het behouden van een constant cleane inbox.
Toegegeven, neutraal is het artikel van Time niet. De makers zijn namelijk voormalig Google CEO Eric Schmidt en Jonathan Rosenberg die er alle baat bij hebben dat je direct je Gmail-account onder de loep ten behoeve van meer e-mailverkeer. Het artikel is twee jaar oud, maar bevat tips die naar mijn idee tijdloos zijn. Iets schreeuwen in capslock was in 2014 niet cool – en is dat nog steeds niet.
1. Reageer snel
Er zijn mensen mensen die altijd snel reageren op e-mails, en mensen die dit niet doen. Streef er naar die eerste te zijn – althans, onder werktijd. “De beste mensen die we kennen reageren snel op e-mails. Niet alleen naar ons of een select aantal ontvangers, maar naar iedereen.”
Dit komt volgens Rosenberg en Schmidt doordat je hierdoor een positieve communicatiesfeer creëert waarbij je sneller in discussies en besluiten wordt betrokken. Als leidinggevende is het daarbij belangrijk enige vorm hiërarchie te verwerpen.
“Reageer snel en kordaat. Zoals een snelle ‘ik begrijp het’. Als je vertrouwd bent met je team en een kordate reageerder bent, kan je altijd afspreken wat het betekent als je níet antwoord.” In het geval van Google betekent dit vaak ‘ik heb het begrepen, ga door’.
Let wel: niet reageren geeft in de meeste gevallen de boodschap dat je overweldigd bent en geen idee hebt wanneer en of je iets terugstuurt. “Ook lijkt het alsof je iemand niet mag.”
2. Elk woord telt. Wees daarom helder in je verwoordingen.
Als je een probleem beschrijft, wees dan helder in je definiëring. Dit kost tijd. “Schrijf altijd eerst een conceptversie, ga daar doorheen en verwijder elk overbodig woord.”
In de woorden van successchrijver Elmore Leonard: laat de delen weg die mensen zouden overslaan. Precies dat waar de meeste e-mails bol van staan.
3. Zorg voor orde in je inbox
Hoeveel tijd besteed je aan het bekijken van je inbox, bepalend welke e-mail je nu eens zal beantwoorden? Hoeveel tijd ben je kwijt aan het openen en lezen van e-mails die je al hebt gelezen? Elk moment dat je besteedt aan het denken van inbox-items, is een verlies van tijd.
“Hou je bij het binnenstromen van e-mails aan de OHIO-regel: Only Hold It Once. Als je het hebt gelezen, doe dan direct wat er moet gebeuren – anders verplicht je jezelf het op een later tijdstip opnieuw te lezen, wat absoluut verspilde tijd is.”
Als je je hieraan houdt, wordt je inbox een to-do lijst van louter complexe dingen. Zaken die meer aandacht vragen (label deze!) of vink aan dat je ze liever later leest. Een apart mapje voor ‘to-do’s’ kan ook soelaas bieden.
Om ervoor te zorgen dat de troep zich niet simpelweg verplaatst, moet je hem iedere dag opschonen. “Dit is een goede avond activiteit. Nul items aan het einde is het doel, maar alles wat onder de vijf e-mails komt is ook redelijk.”
4. Behandel e-mail volgens het LIFO principe
Simpelweg: wat het laatste binnenkomt, gaat er het eerste uit.
5. Je bent een doorgeefluik
Dit is niet denigrerend bedoeld, maar als je een mailtje krijgt met bruikbare informatie loont het om je af te vragen voor wie dit nog meer nuttig zou zijn. “Vraag jezelf af: wat zou ik door moeten hebben gestuurd naar anderen dat ik nu niet heb gedaan?”
6. Schreeuw niet
Als je de behoefte hebt om te schreeuwen, doe dit dan in het echt. Het is TE MAKKELIJK om je woede of frustratie via de mail en capslock te doen.
7. Kopieer
Zorg ervoor dat het eenvoudig is om verzoeken te sturen. Als je een mailtje stuurt met daarin een opdracht waarvan je op een later moment wilt weten of de taak ook echt is gedaan, helpt het een kopie van je bericht te labelen met de notitie ‘Follow up’. “Dit maakt het makkelijk iets te checken. Verstuur opnieuw je originele bericht met een nieuwe intro zoals ‘is dit gedaan?’.”
8. Help je toekomstige zelf met het zoeken naar dingen
Vraag jezelf bij een bericht dat je misschien later nog wilt raadplegen af hoe je er naar zal zoeken. Het helpt om dit naar jezelf te forwarden met wat kernwoorden. Niet alleen handig voor e-mails, maar ook voor documenten.