Doe je ook steeds zo je best om de perfecte mail te schrijven om zo duidelijk mogelijk over te komen? Misschien doe je wel te veel je best en heeft het een averechts effect. Maar omdat een goede mail versturen soms het verschil betekent tussen al dan niet een antwoord krijgen, is het dus belangrijk om hier even bij stil te staan. Inc. publiceerde tips om te zorgen dat je antwoord krijgt op je mail. Voor mij reden om 5 tips met je te delen om de perfecte mail op te stellen.
1. KISS (Keep It Short & Simple)
KISS is niet alleen een Amerikaanse hardrockband, maar is ook een kerngedachte bij het opstellen van mails. Gebruik makkelijke woorden en houd je zinnen zo kort mogelijk. Zo verlies je minder snel de concentratie van je lezer en zal die vlot door je mail heen lezen.
2. De omgekeerde piramide
Online gaat alles zoveel sneller dan in de echte wereld. Ook bij mails verliezen we sneller onze aandacht en willen we meteen weten waarover het bericht gaat. Daarom is het aan te raden om jouw mails op te stellen op basis van de omgekeerde piramide. Je begint met de meeste en belangrijkste informatie bovenaan je mail en eindigt met onbelangrijke zaken die je lezer misschien zelfs niet eens meer leest.
3. Wees direct
Zoals in punt 2 besproken, is het belangrijk om meteen to-the-point te komen. Daarnaast is het vaak ook overbodig om buitengewoon hoffelijk te doen of om je punt heen te draaien om niet arrogant over te komen. Communiceren via mail gaat anders dan face-to-face communicatie, dus is direct zijn geen enkel probleem. Dat zegt ook Alex Moore, de CEO van E-mail-assistent Boomerang.
4. Wees niet neutraal
Als je niets positief kan zeggen, zeg dan iets negatiefs. Het klinkt een beetje bizar, maar mensen reageren sneller op emoties dan op een neutrale mail. Bovendien kan de lezer geen non-verbale communicatie zien via mail, dus moet je wel duidelijk maken in je woordkeuze hoe je iets ervaart.
5. Wees persoonlijk
Om af te sluiten gaan we nog wat dieper in op punt 4. Je lezer zal veel sneller reageren op mails waar je jouw emoties laat blijken, maar ook wanneer je een persoonlijke aanpak hanteert. Speel in op de interesses en voorkeuren van de ontvanger van je mail. Laat merken dat je de lezer kent en hij of zij zal sneller antwoorden op je mails om je niet teleur te stellen.