Tech Thursday: Hoe kan ik privacygevoelige documenten veilig versturen?

Nu aan het lezen

Hoe kan ik paspoorten en andere privacygevoelige documenten veilig versturen?

Hoe kan ik paspoorten en andere privacygevoelige documenten veilig versturen?

Ben je het spoor bijster over je privacy-instellingen? Leiden je apps je teveel af en grijp je keer op keer naar hetzelfde wachtwoord? Fear no more en drop je vraag bij tech-expert Eveline Meijer. Succes gegarandeerd.

Stel je hebt een nieuwe baan. Je werkgever wil dat je een kopie van je ID-kaart opstuurt voor de belastinggegevens. Of je gaat op vakantie en de reisorganisatie wil graag een kopie hebben van je paspoort. Hoe kun je dat nu veilig versturen?

Allereerst: sta nooit zomaar privacygevoelige documenten af. Dit soort documenten kunnen immers in de verkeerde handen vallen en hackers kunnen met de informatie in de documenten identiteitsfraude plegen.

Bij identiteitsfraude maakt iemand anders gebruikt van jouw identiteitsgegevens, vaak met een kopie van je ID-kaart. Probleem is dat diegene dan een lening kan aanvragen of een telefoonabonnement kan afsluiten op jouw naam. Jij krijgt de rekeningen, de ander de lol. Niet wat je wilt natuurlijk.

Tech Thursday privacygevoelige documenten versturen

Veilig versturen

In sommige gevallen zul je dit soort documenten echter toch moeten versturen. Een werkgever kan vragen om een kopie van je ID-kaart, evenals een bank. Kun je die dan wel veilig versturen? Tot op zekere hoogte kan dat inderdaad.

Als het gaat om je ID-kaart is het bijvoorbeeld goed om je burgerservicenummer onleesbaar te maken in de kopie. Geen zorgen, dan is de kopie nog steeds geldig. Doe dit dan ook in de cijferreeks onderaan. Schrijf verder in de kopie dat het om een kopie gaat, voor welke instantie deze bedoeld is en de datum waarop je de kopie afgeeft.

Dit kun je natuurlijk doen als je je ID-kaart of paspoort fysiek kopieert, maar ook als je een digitale kopie wilt maken. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft hier een speciale app voor gemaakt: KopieID.

In deze app kun je de gegevens die organisaties niet nodig hebben of niet mogen verwerken doorstrepen. Welke gegevens dat precies zijn, verschilt per organisatie. Gelukkig heeft de overheid een pagina waar je precies kunt vinden welke gegevens een organisatie nodig heeft, en welke niet. Ook kun je een watermerk in de kopie zetten, zodat duidelijk is dat het om een kopie gaat. Krijgen fraudeurs de kopie dan in handen, dan is het moeilijker om er mee te frauderen. De app kun je gratis downloaden voor iOS, Android en Windows Phone.

Veilig versturen

De volgende stap is natuurlijk het versturen van die privacygevoelige documenten. Dit kun je doen via apps die voorzien zijn van end-to-end-encryptie, zoals WhatsApp en Signal.

End-to-end-encryptie zorgt ervoor dat alleen de zender en ontvanger een bericht kunnen lezen. Onderschept een ander dan het bericht, dan ziet diegene alleen een rits onleesbare tekens. Het mooie is: end-to-end-encryptie werkt niet alleen met je chatberichten, maar ook met alles wat je verstuurd en ontvangt. Dus ook met foto’s en documenten.

Als je je documenten verstuurt, doe dat dan in ieder geval niet via de e-mail. Hoewel dit systeem prima werkt voor werkmail of lange verhalen naar je moeder, is de technologie absoluut niet veilig. Inbreken is bijvoorbeeld niet ingewikkeld voor hackers en e-mails kunnen door hen onderschept worden. Je privacygevoelige documenten moet je hier dus niet mee versturen. Dit kan wel als je je e-mail versleuteld hebt, maar dat is vrij ingewikkeld om op te zetten.

Persoonlijk afgeven

Het is dan beter om de post te gebruiken, al is dat natuurlijk ook niet waterdicht. Brieven kunnen gestolen worden of zoek raken, waardoor je gegevens potentieel alsnog in de verkeerde handen vallen.

Tech Thursday privacygevoelige documenten versturen

Hoewel je het liever helemaal zou vermijden, zul je soms toch privacygevoelige documenten moeten versturen. Het beste is dan om ze persoonlijk af te komen geven, mits dit mogelijk is. Zorg dan wel dat gegevens die organisaties niet nodig hebben of niet mogen verwerken, doorgestreept zijn. En zet er duidelijk op dat het om een kopie gaat en wanneer je deze hebt ingeleverd.

Heb jij ook een tech-gerelateerde vraag? Stuur hem naar [email protected] of via Twitter naar @_eefj. Misschien wordt jouw vraag volgende week wel beantwoord.

Eveline is 26 jaar, woont in Utrecht en schrijft voor Vance over technologie. Daarnaast is ze een wandelende IMDB en groot fan van Harry Potter, Doctor Who en Star Wars.

Meest gedeeld

Meld je aan voor de nieuwsbrief.