Vier manieren om jezelf als ZZP’er veel tijd te besparen

Zelfstandig ondernemen heeft een hoop voordelen. Maar wie zelf ZZP’er is kent ook de keerzijde van het ondernemers-bestaan: Naast je werkzaamheden als zelfstandige heb je er ook nog grote verantwoordelijkheid naast. Die van administrateur van je eigen bedrijf. Facturen versturen, de BTW administratie doen en het overzicht houden op je maandelijkse kosten en inkomsten. Toch zijn er een aantal slimme manieren om jezelf een hoop werk te besparen. Hieronder alvast vier slimme tips op rij:

1. Besteed de boekhouding uit

Natuurlijk kun je er als kleine ondernemer voor kiezen om je BTW administratie zelf te doen. Zeker in het begin zijn je inkomsten en uitgaven vaak nog overzichtelijk en is het niet zoveel werk. Daarnaast is het leerzaam om het proces van belastingaangiftes en het bijhouden van je boekhouding (zelfs al is het maar een simpele excel sheet) in het begin zelf te beheren. Maar als je onderneming succesvol wordt en jij het drukker krijgt met je hoofdactiviteit, kun je je afvragen of het zinvol is om de volledige administratie zelf te blijven doen.

Een belastingadviseur of boekhouder is zelf vaak ook een ZZP’er en voor hem of haar is het doen van de BTW aangifte vaak niet meer dan een paar uur werk. Daarnaast kan de boekhouder vaak ook een jaarrekening voor je opstellen zodat je een goed beeld hebt van de financiële situatie van je onderneming. Niet verplicht als je ZZP’er bent, maar wel handig als je uiteindelijk doorgroeit naar VOF of BV.

Een boekhouder werkt vaak met een vast tarief voor het doen van de BTW aangiftes en het eenmalig opzetten van een jaarrekening. Dit kan al vanaf een paar honderd euro per jaar. Vraag jezelf eens af of je dit al jouw kostbare tijd waard is, of dat je het niet liever uitbesteed aan een ander. Want alle uren dat jij met de administratie bezig bent, kun je je niet focussen op je core business.

2. Gebruik een facturatietool

Sommige ondernemers versturen slechts enkele facturen per maand. Maar als je bijvoorbeeld aannemer bent en veel materialen of onderaannemers moet inkopen, is je facturatie al gelijk een heel stuk complexer. In beide gevallen loont het de moeite om eens te kijken naar facturatiediensten waarin je al je in- en verkoopfacturen op één centrale plek kunt afhandelen. Voorbeelden zijn onder meer MoneyBird, AFAS of Exact. Bij deze diensten kun je zelf heel makkelijk facturen aanmaken en deze versturen aan je klanten.

En ook handig: Het merendeel van deze diensten is vaak direct te koppelen aan je bankrekening zodat je automatisch betalingen kunt registreren. Heb je bijvoorbeeld een zakelijke rekening bij de ABN AMRO, dan kun je 13 verschillende administratiediensten gratis koppelen aan je bankrekening. Zo hoef je je administratie nooit meer handmatig bij te werken en zie je in één oogopslag van wie je nog geld moet ontvangen. Een betalingsherinnering is met één druk op de knop ook zo verstuurd.

Daarnaast bieden dit soort diensten vaak ook de mogelijkheid om je bonnetjes en inkoopfacturen op te slaan. Zo kun je in de meeste boekhoud software een foto maken van een bonnetje met je mobiele telefoon en deze per email toevoegen aan je administratie. Zo heb je altijd een actueel overzicht.

3. Besteed werk dat niet tot je hoofdactiviteit behoort uit

Naast administratie zijn ondernemers ook veel tijd kwijt met (persoonlijke) marketing. Het updaten van je website, beheren van social media, drukken van visitekaartjes of flyers. Sommige van die klussen kun je misschien beter uitbesteden. Zo zijn er bijvoorbeeld via Twitter of LinkedIn tal van freelance copywriters en fotografen te vinden die met liefde webteksten voor je schrijven of foto’s voor op je Instagram account verzorgen. Zo staat je bedrijf altijd in de spotlight, zonder dat je er zelf veel kostbare tijd aan kwijt bent.

4. Zorg voor een back-up

Mocht je besluiten om je administratie in zijn geheel door iemand anders te laten doen, zorg er dan altijd voor dat je over een back up beschikt. Dit kun je doen door bijvoorbeeld foto’s te maken van al je bonnetjes, of alle facturen die je per email afhandelt automatisch door te sturen naar een aparte inbox of map. Zo heb je zelf ook altijd een kopie van je administratie. Daarnaast kun je je boekhouder vragen om toegang tot je boekhouding via het software pakket dat hij of zij gebruikt. Zo houd je ook inzicht in je administratie. Want of je het nu leuk vind of niet, onder aan de streep ben jij eind verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van je bedrijf!

Dit artikel is een advertorial en wordt mede mogelijk gemaakt door ABN AMRO. Meer over het speciale starterspakket voor ondernemers van ABN AMRO vind je op deze pagina.