Zorg dat je ook echt iets gedaan krijgt door je to-do-lijst anders in te delen

Als mijn werkplek een rommel is, mijn agenda oogt als één grote deadline en mijn inbox per minuut voller stroomt, rest mij maar één ding. Het maken van een grondige to-do list. Maar hoewel je het niet zou verwachten, voedt zo’n overzicht niets meer dan mijn uitstelgedrag.

Er zit een psychologisch addertje onder het gras. Het voelt alsof ik met het opschrijven van een taak, het ook daadwerkelijk heb gedaan. In plaats van keiharde arbeid, vul ik nog een keer mijn koffiekopje, ervan overtuigd dat een deel van het werk al is gedaan.

Afstrepen

Om een beetje effectief af te strepen en voortijdig lanterfanten tot een halt te roepen, ben ik gaan zoeken naar hoe ik een to-do list zijn naam waar kan laten maken. En wat blijkt, daarvoor heb je niets anders nodig dan pen en papier.

Inc. benoemt het belang van prioriteiten stellen zodat je in ieder geval voorrang geeft aan dat wat nu of juist later mag gebeuren. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is het categoriseren van je to-do’s waardoor je gefocust aan de slag kunt.

1. Voorkom spijt, doe het NU

Het nijpende gevoel iets tot het allerlaatste moment te hebben uitgesteld, maakt dat je jezelf telkens belooft dit nooit meer te hoeven meemaken. Je simpelweg houden aan je planning zou genoeg moeten zijn, toch?

Om je een handje te helpen, tipt Inc. dat er bepaalde taken zijn die een absolute urgentie moeten krijgen. De notitie “Nu!”, is simpel doch effectief. Je inschattingsvermogen trainen en daardoor bepalen wat echt niet tot later kan wachten, is daarbij een must.

Alleen taken die je anders het eerder beschreven nerveuze gevoel geven als je ze tot het laatste moment blijven liggen (het betalen van rekeningen, bijvoorbeeld) kunnen rekenen op deze categorie.

2. Morgen is er weer een dag

De taken met het label ‘morgen’, zijn zaken die nog steeds in de categorie ‘urgent’ vallen, maar wel kunnen wachten totdat de ‘Nu!!’ opgaves zijn afgevinkt.

3. Binnenkort

Vergis je niet: taken met het label ‘binnenkort’, zijn projecten die af moeten komen. Ze staan alleen niet bovenaan je lijst. Je herkent deze taken aan een gebrek van een tijdlijn of enorm drukkend gevoel dat ontstaat als je ze nog een dag vooruitschuift. Het voltooien ervan, zal wel je leven, huis, familie of zelfvertrouwen verbeteren. Denk aan zaken als het opruimen van je kledingkast en het uitprinten en ophangen van een stel foto’s die je een fijn gevoel geven.

4. Alleen bij extra tijd

Dit is een categorie waarvan je zou denken dat het je uitstelgedrag voedt. Het tegenovergestelde is waar: door aan te geven dat niet alles even belangrijk is, sta je jezelf toe je tijd te verdelen. Dit zijn taken met de minste impact op leven of geluk. Toch zal het moeten gebeuren; denk aan kleine reparaties die je ooit moet doen. Maar niet voordat je rekeningen zijn betaald, je kamer opgeruimd en er een paar leuke foto’s aan de muur hangen van je droomvakantie.