Waarom iedere zzp’er een hekel heeft aan administratie

Ken je die grap over die freelancer die lachend blauwe brieven van de Belastingdienst openmaakte?

Haha, ja. Die bestaat niet.

Om maar met de deur in huis te vallen: slechts een handjevol mensen beleeft plezier aan het bijhouden van een administratie. Het vereist enig accuracy en het is altijd een randzaak van het ondernemerschap. Maar wel een hele belangrijke. Je bent als zzp’er zelfs bij wet verplicht om je bedrijfsadministratie bij te houden en te bewaren. Het gaat dan om basisgegevens die tot zeven jaar terug moeten zijn te achterhalen.

Verplicht onderdeel

Basisgegevens. Ok doc wat houdt dat in? ‘De facturen die je uitschrijft en/of betaalt, net als je uitgaven en ontvangsten’. Dat klinkt redelijk. Te doen zelfs. Maar waarom maken we dan zo’n probleem van het zakelijke, niet-sexy deel van ondernemen waarvan alleen het woord al maagzuuroprispingen veroorzaakt?

Na een rondvraag onder zzp’ers uit allerlei branches is het dilemma grofweg op te delen in twee type zelfstandige ondernemers. De ene vindt: ‘Ik ben ondernemer, geen administrateur’ en besteedt zijn aandacht dan ook het liefst aan zijn/haar core business waardoor de administratie er weleens bij in schiet.

De ander vindt het gewoon bijzonder lastig. Dat kan zijn doordat zij gedwongen freelancer zijn en heel weinig kaas hebben gegeten van administratieve rompslomp maar ook omdat de Belastingdienst een voor velen onbegrijpelijk systeem hanteert.

In hetzelfde schuitje

Administratie staat met stip op nummer één als zzp-perikelen waar we gerust zonder kunnen. Op de perfectionistische knowitall na, zijn we allemaal zoekende in het oerwoud der factureringssystemen, urenschema’s en btw-aangiften.

Een troost: we zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Een blik op de Facebookgroep ‘zzp’er durf te vragen’ werkt haast therapeutisch. Hierin komen zzp’ers terecht voor raad en daad over veelal administratieve of juridische vraagstukken.

‘Wie heeft er een goed administratief systeem dat mij weinig tijd en geld kost. Ik word gek van mijn huidige.’ ‘Hoe zit het met belastingaangifte?’, ‘Welke accountant is goed?’

Er gaat geen dag voorbij zonder dat iemand in het groepje een prangende vraag stelt. Meestal gaat het dan als volgt. Geagiteerd antwoordt Koos of Sara ‘dat er meerdere van dit soort draadjes zijn’ en dat terugzoeken loont. Vervolgens schieten 11 andere mensen te hulp met ieder zo hun eigen versie van een goede oplossing.

Wat je nodig hebt

Die goed bedoelde tips kunnen op de stapel ‘adviezen voor beginnende zzp’ers’. Er word je namelijk een hoop aangeraden zodra je je lokale KvK-kantoor heb verlaten. Het één iets belangrijker dan het ander.

‘Koop dit Excel-format!’ en: ‘Maak boekhouden een eitje, Factureren wordt leuk’, schreeuwen duizenden bedrijven die hun heil zoeken in onze organisatorische onkunde. Ervan uitgaande dat ondernemers ‘out of the box denkers’ zijn en veelal ‘creatieve chaoten’, is de combi met iets waarbij je heel secuur te werk moet gaan, de meest onlogische ever.

Ook vanuit de Belastingdienst worden tal van zaken aangeraden. Steevast te vinden in elke introductie voor starters: neem een zakelijke rekening, onderschat de kracht van en accountant niet en adem ondertussen rustig door als al deze opties je doen duizelen.

Adem in en uit

Het echte antwoord op al je vragen rondom administratie is dat niemand écht een idee heeft. Er zijn een paar basisprincipes maar uiteindelijk ben je vrij om het systeem en de ordening aan te houden die bij jou past.

Denk je nu: ik kan ‘ochtends al geen twee dezelfde sokken vinden dus hoe moet ik dit varkentje dan wassen?’, dan is iemand die in ruil voor geld een oogje in het zeil houdt, geen overbodige luxe.

Toch kan het je nog verbazen waartoe je zelf in staat bent: zie administratie bijhouden als zzp’er als een soort spelenderwijs onderwijs; elke stap die je zet wordt ‘beloond’ of ‘bestraft’ in de vorm van geld dat binnenkomt, er overmatig uit vloeit of de Belastingdienst die eens even polshoogte komt nemen.

‘Zelf doen’

Veel mensen hanteren deze aanpak. Uit onderzoek blijkt dat 75 procent van de zzp’ers zijn of haar administratie grotendeels zelf doet mét behulp van een boekhouder. Slechts 10 procent doet zijn of haar boekhouding zonder hulp van een boekhouder.

De belangrijkste redenen die zzp’ers opgeven voor hulp die ze vooral inschakelen bij de jaarrekening en aangifte Inkomstenbelasting zijn ‘Ik vind het te ingewikkeld’ (38,4 procent) en ‘Ik ben bang om fouten te maken’ (31,2 procent).

Die angst voor fouten is niet gek. Want net zoals bij de rest van het zelfstandig ondernemerschap geldt hier dat je zélf verantwoordelijk bent voor je hachje. Een degelijke boekhouding is echter niet zo moeilijk als het op het eerste gezicht lijkt. Door te lezen, praten met mede-freelancers en zelf eens Excel ter hand te nemen, opent zich een wereld voor je.

De basisprincipes

Afhankelijk van je onderneming zijn er wél een paar bruikbare basisprincipes. Zo moet je je uren bijhouden – ook de uren waar je geen geld mee verdient maar waaruit blijkt dat je indirect of direct aan je onderneming werkt – en is het altijd goed een overzicht te hebben van je eigen inkomsten en uitgaven. Iets met aan het eind van je geld een stukje maand overhouden. Thanks, Loesje.

Dan heb je het kopje ‘facturen’. Richt een ruimte in je Documenten of Drive zo in dat je mapjes per boekjaar maakt met daarin ‘uitgaande facturen’ en ‘inkomende facturen’.

Internet biedt zoals eerder gezegd oplossingen in de vorm van Facebookgroepen, maar dan moet je wel bij een goede bron uitkomen. Om die reden – en omdat elke zakelijke rechtsvorm weer aan iets andere voorwaarden moet voldoen – loont het om hulp van een professional in te schakelen. Kennismakingsgesprekken met accountants zijn vaak gratis en een gesprek kan nooit kwaad.

Rust in je koppie zorgt immers voor positieve energie en focus op de zaken waar het écht om gaat.

Leuker kunnen we het wél maken

Leuker kunnen we het niet maken, luidt het credo van de Belastingdienst. Maar dat is niet waar: bevlogenheid kun je creëren. Het voorkomt een zeurend gevoel en benadert je probleem niet negatief (‘ik haat dit’) maar positief (‘Ik vind het fijn orde te hebben’). Werken aan je verbeterpunten dus, als je nog iets te vaak je financiele rompslomp voor je uit schuift.

Een goede manager onderscheidt zich door mensen in hun kracht te zetten is vaak te lezen, maar als zzp’er sta je er alleen voor. De enige optie: jezelf een beetje lekker te maken voor het werk dat je (in the end) toch gaat doen.