Zo bewaak je als zzp’er het overzicht in je digitale administratie

Ben je het spoor bijster over je privacy-instellingen? Leiden je apps je teveel af en grijp je keer op keer naar hetzelfde wachtwoord? Fear no more en drop je vraag bij tech-expert Eveline Meijer. Succes gegarandeerd.

Nederland telt volgens het CBS telt Nederland maar liefst 1 miljoen ZZP’ers. Dat is bijna 6 procent van alle Nederlanders! En dat aantal blijft maar groeien. Misschien ben jij ook wel net voor jezelf begonnen of ga je dat binnenkort doen. Spannend en hartstikke leuk natuurlijk, maar waarschijnlijk word je ook overspoeld met regeltjes en dingen die je moet doen.

Een belangrijk onderdeel van een eigen bedrijf hebben, is de administratie. Maar hoe kun je daar nu het overzicht in bewaken?

Start digitaal

We kunnen je geruststellen: de tijd van dikke mappen met bonnetjes, papieren facturen en rekeningoverzichten zijn voorbij. Dankzij de opkomst van het internet en de computer kunnen we tegenwoordig immers alles digitaal bijhouden. Dus ook je administratie.

Dit heeft een paar voordelen. Allereerst ben je natuurlijk af van die dikke mappen die kastruimte innemen. Het resultaat van de eis van De Belastingdienst: het verplicht dat je al je administratie ten minste 7 jaar bewaard. Bovendien zul je steeds meer digitaal versturen – zoals je facturen – waardoor alles op verschillende plekken ligt. Niet echt overzichtelijk.

Ander voordeel is dat je geen bonnetjes meer verliest, want die kun je op je computer eenvoudig bewaren. Ook maak je minder snel een fout bij het overnemen van een naam of rekeningnummer. Boekhoudprogramma’s slaan die gegevens namelijk vaak automatisch op.

Datzelfde boekhoudprogramma toont je ook in één overzicht hoeveel geld er binnenkomt en er weer uitgaat. Je hebt dus direct overzicht over je cashflow. Doe je je administratie ook nog eens met een online programma of sla je alles in de cloud op, dan kun je er altijd en overal bij. Handig als je even iets op moet zoeken als je je laptop niet bij je hebt.

En als laatste voordeel: het scheelt je gigantisch veel papier. Dat is niet alleen goed voor je portemonnee, maar het milieu zal je er ook voor bedanken.

Maar waar begin ik dan?

De grote vraag is natuurlijk: maar waar begin ik dan? De markt is tegenwoordig overspoeld met digitale boekhoudprogramma’s, de één geavanceerder dan de ander. Welke het beste is, hangt vooral af van wat je nodig hebt.

Iemand die alleen voor het web schrijft, heeft bijvoorbeeld minder baat bij een programma dat je inventaris goed bijhoudt. Maar als je een winkel hebt, is dat juist wel weer handig. Bovendien zijn er grote en kleine boekhoudprogramma’s. Welke het beste voor jou is, ligt dus aan je beroep.

Het beste wat je kunt doen, is de boekhoudprogramma’s vergelijken. Wat bieden ze aan en wat heb jij nodig? Veel boekhoudprogramma’s bieden bovendien een gratis proefperiode aan. Daardoor kun je op je gemak uitproberen wat voor jou werkt en of dit programma ook echt iets voor jou is. Maak hier dan dus ook vooral gebruik van.

Natuurlijk kan ik je wel een paar tips meegeven voor boekhoudprogramma’s. Zo is MoneyMonk speciaal ingericht voor starters, en kun je al je bankmutaties automatisch laten importeren. Reeleezee biedt op zijn beurt weer afzonderlijke modules. Deze kun je zelf aan- en uitzetten als je deze nodig blijkt te hebben (of juist niet). Dat maakt het programma erg flexibel.

Hoe houd ik het overzicht?

Je hebt je boekhoudprogramma en nu wil je vooral het overzicht bewaren. Maar hoe doe je dat dan? Het belangrijkste begin is om niet constant de boel up-to-date te willen houden. Als je iets gekocht hebt, hoef je dat dus niet direct in je boekhoudprogramma in te voeren. Dat kost je uiteindelijk veel tijd en je wordt er snel gek van.

Beter is om eens in de maand of eens in de drie maanden te gaan zitten, en alles af te werken. Dit geldt dan met name voor het bijwerken van je bankrekeningen en betaalde facturen. Als je een boekhoudprogramma hebt waar je je bankrekening aan kunt koppelen, gaat dit automatisch en hoef je zelfs dat niet te doen.

Voor de rest van de administratie – die niet in je boekhoudprogramma in te voeren is – is het goed om op je computer een speciale map aan te maken. Noem die bijvoorbeeld ‘administratie’. In die map kun je het beste weer een aparte map per jaar aanmaken, zoals ‘2018’. Op die manier hoef je nooit lang naar documenten uit een bepaald jaar te zoeken, want alles staat bij elkaar. En dat maakt het geheel wel zo overzichtelijk.

Overzicht

Als je het nog specifieker wilt maken, kun je natuurlijk ook nog een map per kwartaal of maand aanmaken. Maar misschien volstaat het al om een aparte plek voor bonnetjes en een plek voor binnengekomen brieven te maken. Maak het dus zo specifiek als je zelf wilt, zodat jij het overzicht goed bewaart.

Zorg er in ieder geval wel voor dat je ieder bestand een duidelijke naam geeft. Denk bijvoorbeeld aan ‘2018_Aangifte_Inkomstenbelasting.pdf’ als je je aangifte inkomstenbelasting opslaat. Of ‘2018-02-03_Aankoop_Bruna’ als je op 3 februari 2018 een aankoop bij de Bruna hebt gedaan en het bonnetje digitaal bewaart.

De andere administratie digitaliseren

Hoewel je financiële administratie tegenwoordig vrijwel volledig digitaal is, geldt dat niet voor andere administratie. Je bonnetjes uit de winkel zijn niet digitaal en binnengekomen brieven ook niet. Hoe digitaliseer je die dan?

Dit kun je op verschillende manieren doen. Sommige boekhoudprogramma’s hebben ook een bijbehorende app, waarmee je een foto kunt maken van je bonnetje. Die komt dan direct in je boekhouding terecht, waardoor je hem niet meer kwijt kunt raken.

Een andere optie is het inscannen van je bonnetjes. Dit betekent dat je ze mee naar huis moet nemen en ze daar één voor één onder de scanner moet leggen. Tijdrovend, maar ze zijn wel gedigitaliseerd. Bovendien kunnen ze niet meer vervagen en raak je ze niet meer kwijt.

Natuurlijk zijn er ook talloze apps die je bonnetjes direct laten digitaliseren. Dit kan bijvoorbeeld met Klippa, een gratis app voor Android en iOS. De app scant je bonnetjes door er een foto van te maken en bewaart deze direct in de cloud.

Voor het digitaliseren van andere documenten – bijvoorbeeld binnengekomen brieven – is inscannen vaak de eenvoudigste optie. Dus ga er af en toe eens goed voor zitten en een paar uurtjes scannen. Dan is alles direct digitaal en raak je nooit meer iets kwijt. Natuurlijk kun je ook een app gebruiken, zoals Google Drive op Android of Notities op iOS.

Zorg er altijd wel voor dat als je documenten digitaliseert, je ze op één plek bewaart. Als je bonnetjes alleen in de cloud van Klippa, je binnengekomen brieven in Google Drive en andere dingen weer in een map op je computer staan, ben je het overzicht immers snel kwijt. Dus zet alles in die map op je computer of in de cloud bij elkaar, zodat je precies weet wat waar is.

Hou het veilig met de 3-2-1-regel

Als je alles digitaal bewaart, is er een belangrijk gevaar. Computers kunnen kapot gaan, je huis kan afbranden en je extra harde schijf kan het begeven. Deze tip gaat dus niet over het overzichtelijk houden van je eigen administratie, maar over het veilig houden van alle documenten.

Om te zorgen dat je in het geval van een (kleine) ramp niet alles kwijt bent, adviseer ik je om de 3-2-1-regel te hanteren. Die regel stelt dat je altijd minimaal 3 back-ups moet maken, op minimaal 2 verschillende media, waarvan er minimaal 1 buiten je kantoor of huis ligt.

Met die verschillende media bedoelen we dat je verschillende apparaten of diensten gebruikt voor je back-up. Zo kun je er één op een extra harde schijf maken en één in de cloud. Gaat je harde schijf dan kapot, dan heb je alles in ieder geval nog in de cloud staan. Je bent dus niet alles kwijt.

Dat er eentje buiten je huis of kantoor moet liggen, is omdat ongelukken gebeuren. Heb je 3 back-ups die allemaal in dat pand lagen, dan ben je alsnog alles kwijt. Maar ligt er minimaal één ergens anders – bijvoorbeeld in de cloud – dan heb je alles alsnog. Je zult jezelf dankbaar zijn, en de Belastingdienst ook!

Heb jij ook een tech-gerelateerde vraag? Stuur hem naar [email protected] of via Twitter naar @_eefj. Misschien wordt jouw vraag volgende week wel beantwoord.