Dit doe je in tijden van drukte met e-mails die wachten op antwoord

De collega tegen wie ik mijn onzekerheden uitspreek over het freelance bestaan, beaamt mijn gevoel. Een e-mail sturen waarin je grijpt naar iets nieuws is doodeng.

Na het moment van versturen, maakt een soort blinde paniek meester van je. Dit was dom. Dit wordt gênant. Dit sloeg echt he-le-maal nergens op.

Dit was dom. Dit wordt gênant. Dit sloeg echt he-le-maal nergens op

Dat gevoel wordt versterkt doordat je meer dan eens lang moet wachten op respons, als het al komt. Terwijl aan de andere kant van de ‘lijn’ een holle echo klinkt, worden nagels aangevallen en gaan demonen in je hoofd aan de haal met glorieuze toekomstperspectieven.

Nee, geen antwoord is ook echt géén antwoord. En dat is lastig. Want wat denkt de ander? En wil het gebrek aan respons zeggen dat je ongeschikt bent in wat je doet?

Totaal overbodige paniek, in de meeste gevallen. We leven nu eenmaal in een tijd waarin een e-mail zoiets is als een ademteug: zeer regelmatig terugkerend en bij een hapering enigszins disturbing.

We leven nu eenmaal in een tijd waarin een e-mail zoiets is als een ademteug: zeer regelmatig terugkerend en bij een hapering enigszins disturbing.

Maar net zoals een goede ademhaling zorgt voor ontspanning, is een soepele e-mailflow net zo waardevol.

Omdat je soms als ontvanger goed wilt nadenken over een antwoord, simpelweg geen tijd hebt of er met een frisse blik naar wilt kijken, vond ik wat tips die bruikbaar zijn. Meer dan een ontvangstbevestiging of vlug geschreven e-mail ooit zou zijn.

1.”Dit is de situatie”

Mensen houden van zekerheid, zoveel is duidelijk. Geen antwoord is haast erger dan een afwijzend antwoord.

Als je geen tijd hebt om een mail direct te beantwoorden, helpt het open kaart te spelen. Mensen zijn minder snel beledigd als je uitlegt waarom je druk bent en een reactie op zich laat wachten. Eerlijkheid duurt nog altijd het langst. Geef aan dat je te druk bent met het voorbereiden van een vergadering of binnen een paar uur dat project moet hebben afgerond.

Door te delen waar je mee bezig bent, krijgt de ‘wachtende’ de kans om mee te leven met je werkdruk. Het allerbelangrijkste: diegene weet dat er geen sprake is van negeren. In plaats daarvan ben je razend druk en heb je wat dagen nodig voordat de email de volledige aandacht kan krijgen die het verdient.

Een journalist van Fast Company probeerde deze benadering uit en merkte dat mensen haar eerlijkheid waardeerden. Juist omdat ze een mail de deur uit deed in een tijd van drukte. In plaats van frustratie, zegt ze, of het opnieuw sturen van een e-mail, wenste ze haar geluk en zeiden ze dat ik moest reageren wanneer het beter uitkwam.

2. “Ik moet het alleen doen”

Toen het gros van het team van journalist Sara niet op kantoor was voor een paar weken, was het aan haar de honeurs waar te nemen. Maar, zoals verwacht, kon ze in haar eentje niet alles doen wat haar tientallen collega’s doorgaans op zich namen. Het beantwoorden van e-mails moest dus worden uitgesteld, net als het geven van reacties die interne feedback of goedkeuring nodig hadden.

Mensen begrepen dit, zegt ze. Met wederom als reden: eerlijkheid en begrip. “Het was een situatie waarin iedereen weleens heeft gezeten. Een waarin de taken je om de oren vliegen maar je simpelweg twee handen hebt om mee te werken.”

3. “Ik zal binnen dit tijdsbestek reageren”

Volgens een voormalige baas van Sara was het van uiterst belang dat verwachtingen in banen werden geleid. Informeren is daarbij key, want het voorkomt verwarring en frustratie. De beste manier, aldus Sara, is weinig beloftes te doen maar goede resultaten te leveren.

Als je simpelweg een week wacht om te reageren, zal diegene aannemen dat hij of zij een lage prioriteit is. En dat is, zoals boven beschreven, allesbehalve een gelukzalig gevoel.

Maar als je direct reageert met daarin wanneer je contact op zal nemen, zal het overkomen alsof je het belangrijk vindt een tijdlijn te schetsen waarin aan de ander wordt gedacht.

Deze tip, en de voorgaande, hebben allemaal te maken met eerlijkheid, het managen van verwachtingen en boven alles: het voorkomen van onwetendheid. De mens is nergens zo hongerig naar als naar informatie, en misschien nog wel een tikje gretiger als het om e-mail respons gaat.