Jocelyn K. Glei: ‘Echte productiviteit gaat over wat je niet doet’

Tips over productiviteit zijn altijd welkom. We werken immers niet voor niets zo hard: we willen presteren! Maar eerst even de feiten op rijtje over die dingen waarvan we denken lekker bezig te zijn. Ten eerste: 29.000 uur is wat je in 40 jaar ongeveer spendeert aan je email. Dat wil zeggen: ontvangen, beantwoorden en archiveren. In totaal is dat zo’n 3.3 jaar op een mensenleven. We ontvangen zo’n 200 emails per dag en spenderen 30 procent van onze werkweek aan het wegwerken van emails.

Spijtig allemaal – want er zijn leukere dingen in het leven – maar de boodschap zou een stuk positiever zijn als dit tenminste nuttig besteedde tijd was. Helaas. Uit onderzoek blijkt dat de meeste managers tijd kwijt zijn aan de verkeerde emails. Hetzelfde geldt voor meetings: veelal weggegooide tijd, zegt Jocelyn K. Klei, auteur van het boek Unsubscribe.

Onze problemen en oplossingen

Dit boek gaat over concentratie en effectief werken in een ‘Age of Distraction’. De schrijver helpt je om te gaan met (online) afleidingen, zodat je je tijd kunt besteden aan dingen die je echt belangrijk vindt. Een sneak peak van haar lessen, deelt ze tijdens The Next Web Conference 2017 in Amsterdam.

1. Geef jezelf echte beloningen

De reden waarom we zo vaak onze email checken, is omdat we het fijn vinden. Zie het als een gokmachine: vaak krijg je helemaal niets, maar eens in de zoveel tijd komt er iets tofs uit gerold. Bij email is dat net zo: het is vaak spam en futiele zaken, maar heel soms ontvang je een mail van een oude vriend of een uitnodiging voor een tof event.

Die ‘random rewards’ zoals ze heten, zitten helaas verweven met irritante en nutteloze mails. Het activeert iets in onze hersenen waardoor we het toch blijven checken. In de hoop op iets beters. Herkenbaar? Je bent niet verloren. Geef jezelf in plaats van ‘random’ beloningen, echte waardevolle zaken. Dit doe je door grote doelen voor jezelf te stellen. Bedenk: wat zijn belangrijke projecten voor je carrière? Schrijf ze op en hang ze op in je werkkamer. Je ‘random rewards’ zullen minder effect op je hebben wanneer je een doel hebt.

2. Stap af van het idee dat je iets afrond

We focussen ons liever op snelle, makkelijke zaken in plaats van langere, lastige opdrachten die ironisch gezien op de lange termijn meer voldoening geven. Je email inbox bijvoorbeeld is de ultieme snelle ‘completer’. Het is leeg te maken en dan hoop je een ‘yay’ gevoel te krijgen.

Toch is er een beter systeem om je voortgang te raten. Denk aan een systeem waarin je bijhoudt wat je echt aan voortgang boekt. Als je een schrijver bent, kunnen dat het aantal woorden per dag zijn. Als je verkoper bent, het aantal telefoontjes. Schrijf je doelen op en verwerk ze op je voortgangskalender. Zo blijf je gemotiveerd.

3. Oefen met ‘nee zeggen’

Dit heet de rule of reciprocation, aldus Klei. Ze doelt hiermee op onze neiging een positieve actie (hallo zeggen, een mail krijgen) te beantwoorden met een andere positieve actie. Oftewel: beantwoorden en tijd kwijt te zijn aan iets wat helemaal geen prioriteit is.

Je voelt je schuldig als je dat niet doet. Toch is het zaak ‘nee’ te kunnen zeggen tegen sommige kansen, meent de auteur, opdat je ‘ja’ kan zeggen tegen je werkelijke prioriteiten (die long term goals waar we het zojuist over hadden).

Een handige tip: verander de zin ‘sorry, ik kan dit niet doen’ naar: ‘ik doe dit niet’. Bijvoorbeeld: je krijgt op een weekendochtend een mail toegestuurd met een verzoek. In plaats van te zwelgen in schuldgevoel omdat je liever naar de voetbaltraining van je dochter gaat, kan je kordaat reageren. Zeg: ik check mijn mail niet op zaterdag of stel een automatic reply in. Je voelt je krachtiger, weet Klei en oogt principiëler.

Een andere praktische oplossing waarmee je beter wordt in het zeggen van ‘nee’ is een to-do-not list te maken, Hierop schrijf je alle zaken die jouw productiviteit omlaag halen. Denk aan het beantwoorden van mails, checken van Facebook of bijwonen van meetings die werkelijk geen moer uithalen.