Drie zzp’ers vertellen hoe zij hun administratie bijhouden

Er bestaat niet één template hoe je je administratie moet bijhouden als zelfstandig ondernemer. Je kan je eigen systeem verzinnen waarin je bonnetjes en uren opneemt of gebruik maken van bestaande software. Al met al is het niet het leukste klusje van je beroep. Het is daarom wel zo lekker om te horen hoe andere mensen dit aanpakken.

Drie freelancers spreken over hun bonnetjes-ervaringen en factuurproblemen die zij tegenkwamen én overwonnen. Om inspiratie uit te putten en om problemen in de toekomst te voorkomen.

‘Een kwestie van even tussendoor doen’

Patrick Loonstra heeft een vaste baan en is daarnaast sinds 6 jaar freelance designer, iets waar hij gaandeweg mee is begonnen. Voor hem is administratie iets dat er ‘even bij komt kijken’. “Het moet en daarom doe je het maar.”

Op echt grote problemen stuit Patrick niet, op één boete na toen hij zijn omzetbelasting was vergeten in te vullen. “Een beetje jammer maar zo werkt het blijkbaar. Dan had ik maar niet moeten starten met werken voor mezelf.”

Voor de meeste klussen die hij doet, houdt hij geen uren bij. “Ik neem een opdracht aan om deze goed te doen, niet om uren aan te spenderen. Als ik sneller klaar ben dan ingeschat, heb ik mazzel. Soms duurt het weer wat langer. Gemiddeld genomen werkt het zo prima.”

Waar het irritant begint te worden, zijn de inkomende facturen, zegt Patrick. “Die zijn allemaal anders en moeten op andere manieren verwerkt worden. Vreselijk vind ik dat. Ik heb wel eens bonnetjes met kleine bedragen die ik niets eens verwerk. Het voordeel is zo klein ten opzichte van de moeite die ik erin moet steken.”

Wat scheelt in Patricks administratie is dat hij vrij overzichtelijk is. Als designer heeft hij geen voorraden, personeel of andere ingewikkelde zaken. “Een accountant had ik jarenlang dan ook niet. Daardoor kreeg ik wel het idee dat ik voordelen liet liggen zoals aftrekposten. Onlangs heb ik toch maar iemand gezocht die mijn administratie van tijd tot tijd controleert en helpt met het belastinggebeuren. De rust die dat met zich meebrengt is heerlijk. Dit had ik echt eerder moeten doen.”

‘Wij bouwden en bedachten zelf ons systeem’

Ivan Hidayat heeft met een zakenpartner een filmproductiebedrijf. Zijn administratie gaat prima, mede dankzij een goed werkend zelfbedacht systeem met mappen waarin fysieke bonnetjes per kwartaal in worden bewaard en Google Drive om alle digitale zaken te regelen. Onder meer facturen, maand-, kwartaal- en jaarcijfers vinden hier hun plek net als en een aantal tellers die zichzelf bijwerken om inzicht te krijgen in zaken als maandelijks loon.

Een goed geolied systeem noemt Ivan het zelf, dankij een liefde voor orde en de affiniteit van zijn zakenpartner om inzicht te krijgen in geldzaken.

Ivan is een uitzondering qua punctualiteit en liefde voor de administratie – maar ook dat is geen garantie voor succes. “De Belastingdienst is nog steeds wel een strenge robot waardoor we een aantal keer op onze vingers zijn getikt. Wij zijn redelijk onwetend het zzp-leven ingestapt, dus zijn wij er spelenderwijs met vallen en opstaan achter gekomen hoe dit werkt. Een aantal misunderstandings en boetes later en we weten inmiddels al een stuk beter hoe dit werkt. Het systeem is voor een groot gedeelte alsnog onbegrijpelijk voor mensen die hier geen studie in hebben gedaan, dus daarom hebben we er op een gegeven moment een accountant bij gevraagd, die inmiddels onmisbaar is voor het indienen van onze jaarcijfers. De rest (bonnetjes bewaren, cijfers bijhouden, overzichten creëren) doen wij alsnog zelf.”

‘Ik heb de deurwaarder al op de stoep gehad’

Marcel Lucht is management consultant in de ICT en noemt zichzelf een ondernemer in hart en nieren. “Visie, inlevingsvermogen en een brede kijk op dingen staan daarbij centraal. Dit is iets dat bijna haaks staat op ‘administratie’, iets dat secuurheid en regelmaat vergt, kwaliteiten waar ik op zijn zachtst gezegd niet zo sterk in ben.”

Veel liever is Marcel bezig met het bouwen van iets of het leggen van verbindingen, dan met stukjes papier om de Belastingdienst tevreden te houden.

“Soms maak ik hier echt tijd voor maar vaker dan me lief is, stel ik het uit. Het echte aangifte en telwerk besteed ik uit, maar ook daarin heb ik gemerkt dat een accountant niet meer doet dan jouw gegevens verwerken. En dat als je het niet precies genoeg aanlevert, dit ook tot foutieve aangiftes kan leiden.”

In het geval van Marcel leidde dit tot teveel belasting betalen. Ook zijn er weleens incidenten geweest waarbij hij een beslaglegging kreeg. “Bijna een jaar of 10 geleden stond de deurwaarder op de stoep…”

Als Marcel nu een vraag heeft, zoekt hij het eerst zelf uit via internet, maar wordt het echt lastig (iets met ‘Intra communautaire fiscale heffingen’) dan weet hij de weg naar een accountant prima te vinden.